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Gestión de cambios para proyectos de TI
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Gestion de Cambios
La gestión de cambios tiene como objetivo facilitar los cambios y busca reducir eventos que causen interrupciones en los servicios de TI cuando se están ejecutando modificaciones en sistemas y servicios críticos. Entendemos un cambio como cualquier eliminación, modificación o adición que pueda tener un impacto en los servicios.
Objetivos de las prácticas de gestión de cambios:
- Reducir incidentes cumpliendo con la normativa.
- Evitar cuellos de botella y minimizar los riesgos.
- Garantizar un manejo eficiente y rápido de cambios en el código e infraestructura de TI.
- Implementar nuevos servicios, gestionar servicios existentes y resolver problemas en el código.
- Brindar contexto y transparencia.
Gestion de Cambios
El papel de los datos en este proceso:
Cuando tu organización atraviesa un proceso de gestión de cambios o de gestión de riesgos, es necesario llevar un registro y un estricto seguimiento de la vinculación de las modificaciones que se han hecho. Estos registros auditables sirven como referencia para conocer los resultados de procesos anteriores y sus respectivas tasas de éxito, de esta forma, las prácticas futuras pueden ser ágiles e inteligentes, sin dejar de lado un equilibrio del riesgo.
Basar cualquier decisión del negocio en datos, crea prácticas adaptativas y eficientes. Anteriormente, la gestión de los cambios era lenta, con procesos largos y una excesiva carga de trabajo. Por suerte, podemos dejar atrás ese modelo tradicional y afrontar los desafíos en torno al riesgo y al cumplimiento de las metas a través de una verificación constante y una coordinación entre equipos.
¿Por qué es importante la gestión de cambios en proyectos de TI?
Hoy en día, los equipos de TI tienen dos labores primordiales para garantizar la calidad del negocio:
- Ofrecer servicios estables y confiables para permitir la productividad y el cumplimiento de las metas.
Llevar a cabo actualizaciones periódicas para adaptarse al cambio constante en términos de requisitos empresariales, costos y seguridad.
De no cumplirse con estas dos tareas tan importantes, se puede dar una interrupción en la operación y los costos por la inactividad de las operaciones en una organización pueden llegar a ser millonarios. Además del impacto monetario inmediato, también tiene un efecto a largo plazo, si una empresa se niega a mantenerse al ritmo del mercado, tendrá desventajas evidentes frente a la competencia.
Incluso hay un efecto interno porque los empleados se pueden sentir impacientes si no se realizan cambios eficientes y sentirán estrés acumulado, y ni hablar de los clientes, son ellos los más exigentes en cuanto a la rapidez de los servicios, y si una entidad no les da lo que ellos necesitan, pueden con facilidad optar por otra opción en la industria que sea mucho más ágil y moderna.
¿Qué beneficios trae una correcta gestión de cambios?
Al establecer un marco para gestionar el proceso, se logra priorizar aquellas modificaciones que sean imprescindibles para la asignación correcta de los recursos, de esta forma se evita desperdiciar esfuerzos, tiempos y costos.
Recurrir a la información relevante que nos dejan los mismos datos del negocio, podemos disfrutar de una toma de decisiones más inteligente y certera. Podemos evitar incidentes con la incorporación de ensayos o pruebas de los cambios, en los que se cuente con la integración y participación de todas las partes involucradas en el desarrollo de TI y sus respectivas aprobaciones.
Finalmente, pero no menos importante, brindar a los clientes productos y servicios de valor de forma rápida y satisfactoria.
Tipos de cambio:
Para clasificar los cambios es necesaria una identificación de los procesos y de la tolerancia al riesgo. Esto se facilita con el aprendizaje y la resolución de incidentes anteriores, al analizar los datos relevantes de cada uno de estos cambios, muchos de ellos deben pasar a ser estándar para contar con aprobaciones y pruebas antes de realizarse. Como líderes, debemos apuntar a simplificar al máximo las solicitudes.
Es un paso primordial identificar cuáles son los tipos de cambio que una organización debe ejecutar, existen 3 tipos:
Cambios estándar:
Son todos los cambios que son habituales y ya tienen un procedimiento definido y aprobado, por ejemplo, cambiar un router o crear una nueva lista en una base de datos. Estos cambios ofrecen oportunidades de automatización, incluso, se podría llegar a automatizar hasta un 70% de los cambios estándar para que los equipos de trabajo centren sus esfuerzos en los cambios normales o urgentes.
Cambios normales:
Son cambio que no se realizan de forma habitual ni periódica, es decir, no se repiten con frecuencia y, a pesar de implicar ciertos riesgos, no representan una urgencia para la operación. Por ejemplo, migrar a la nube, mejorar rendimiento de los equipos, cambios en el sitio web o adquirir un nuevo sistema. Estos siguen un proceso de aprobación y evaluación del riesgo antes de ser llevados a cabo.
Cambios urgentes:
Como su nombre lo indica, estos deben realizarse de forma inmediata ya que son producto de un error o una amenaza, estos imprevistos deben resolverse sin que los clientes se vean afectados en su acceso al servicio y con la prioridad de proteger los sistemas. Dentro de ellos es común la implementación de parches de seguridad, resolver interrupciones en los servidores, o encargarse de incidentes de mayor gravedad. Los plazos para estos cambios deben ser mucho más cortos y estrictos, no se puede hacer una revisión exhaustiva y prolongada porque este tiempo representa un riesgo mucho más alto para el negocio.
Pasos para implementar procesos de gestión de cambios:
Aunque cada empresa cumple requerimientos diferentes y específicos para cada negocio, hay 5 pasos estándar que comparten, por lo general, todos los casos:
Creación de objetivos:
Determinar cuáles son las ventajas y el impacto que la adopción de nuevas tecnologías trae para la empresa. Es recomendable, para una mejor visualización, contar con un diseño del flujo de cambios, así todas las áreas involucradas tienen una visión holística del proceso que se está atravesando. En este punto es útil que el gestor de TI identifique cuáles cambios anteriores han sido exitosos y cuáles deben ser corregidos, así se plantean objetivos realistas en momentos futuros.
Realización de pruebas:
Las pruebas son un paso que busca verificar el funcionamiento e identificar posibles errores que representen vulnerabilidades, así estas pueden ser corregidas antes de ejecutar el plan.
Comunicación del plan:
Al igual que con toda nueva implementación o modificación, todos los colaboradores de la organización deben estar, más que enterados, involucrados. Una correcta comunicación incluye compartir los motivos del cambio y las ventajas que se esperan tener. En este momento es crucial la disponibilidad del equipo de TI para responder las dudas e inquietudes de los demás colaboradores de la empresa, además de brindar las respectivas capacitaciones para maximizar los beneficios del cambio.
Implementación de la gestión:
Puesta en práctica del plan de gestión de cambios, para lograrlos sin incidentes, deben definirse fechas claras para cada tarea y los equipos de TI deben comunicarse con un lenguaje claro que sea común para todas las áreas, así se evitan malentendidos.
Apoyarse en enfoques ITIL:
Para tener un soporte de las buenas prácticas para la gestión de servicios de TI, es aconsejable apoyarse en el ITIL (Information Technology Infrastructure Library - Biblioteca de Infraestructura de Tecnologías de la Información), esto permite reforzar el plan con información que garantiza la calidad de los servicios.
En Axity te brindamos la asesoría necesaria para ofrecer, más que servicios y tecnología, valor a tus clientes.